Quan una empresa creix més ràpid que la seva organització

Créixer és una bona notícia. Però no sempre és fàcil gestionar el que ve després.

Hi ha empreses que evolucionen molt ràpidament: augmenta l’activitat, s’incorporen persones, apareixen noves responsabilitats i la complexitat del dia a dia creix. Però l’organització interna no sempre evoluciona al mateix ritme.

I arriba un moment en què una manera de funcionar que havia estat útil durant anys comença a generar tensions.

Les decisions es concentren en poques persones, costa delegar, alguns rols no estan proudefinits i una part important del temps de direcció es destina a resoldre qüestionsoperatives.

En aquests casos, el problema no és necessàriament l’estratègia de negoci.

El repte és aconseguir que l’organització estigui preparada per sostenir el creixement.

Quan l’estructura ja no acompanya el negoci

En empreses que han crescut de manera progressiva és habitual que l’organització s’hagi anat construint sobre la marxa.

S’incorporen persones quan fan falta.

Apareixen noves funcions.

Alguns professionals assumeixen més responsabilitats.

I molts processos continuen funcionant perquè les persones que hi ha al darrere saben perfectament què han de fer.

Aquest model pot funcionar molt bé durant una etapa.

Però, quan l’empresa augmenta de dimensió, començar a dependre excessivament del coneixement informal o de la intervenció constant d’unes poques persones potconvertir-se en un fre.

Aleshores apareixen preguntes que fins aquell moment potser no havien estatnecessàries:

• Qui és responsable de cada decisió?
• Quines funcions corresponen realment a cada rol?
• Quines decisions es poden delegar?
• Com ens coordinem?
• Quins processos necessitem definir millor?
• Què hauria de continuar passant per direcció i què ja no?

Respondre aquestes preguntes és una part essencial del procés de professionalització.

Gerència part-time: entrar en l’organització per ajudar-la a evolucionar

En una situació d’aquest tipus, Thinquery va participar en un procés de gerència part-time.

L’objectiu no era elaborar una diagnosi externa i presentar una llista de recomanacions.

Calia treballar des de dins.

Entendre com funcionava realment l’organització, identificar on es produïen elsprincipals colls d’ampolla i ajudar a construir una estructura de gestió més adequada a la nova realitat.

Això implica combinar mirada estratègica i treball molt concret sobre el funcionamentquotidià.

Entre les qüestions que es poden abordar en un procés d’aquest tipus hi ha:

No es tracta d’afegir burocràcia.

Es tracta de generar claredat.

Delegar necessita estructura

Un dels punts que apareix sovint en empreses en creixement és la dificultat per delegar.

Però delegar no consisteix simplement a traspassar una tasca a una altra persona.

Perquè hi hagi autonomia real cal que aquella persona sàpiga:

què s’espera d’ella,

quin marge de decisió té,

amb qui s’ha de coordinar,

i quan una qüestió ha d’escalar-se.

Si això no està definit, és fàcil que moltes decisions acabin tornant al mateix lloc.

I la direcció continua atrapada en el dia a dia.

Per això, professionalitzar una organització també implica crear les condicions perquèaltres persones puguin assumir responsabilitats amb seguretat.

L’objectiu no és controlar més

A vegades, quan parlem de processos, organigrames o responsabilitats, pot semblar que professionalitzar significa controlar més.

És justament al contrari.

Una organització ben estructurada necessita menys intervenció constant.

Les persones saben què s’espera d’elles.

Les decisions poden prendre’s més a prop d’on es produeix el problema.

La informació circula millor.

I la direcció pot dedicar més temps a les qüestions que realment necessiten la sevaatenció.

L’estructura deixa de ser una limitació i passa a facilitar el funcionament de l’empresa.

Professionalitzar també és preparar el futur

Quan una empresa depèn excessivament de poques persones, el problema no nomésafecta el present.

També condiciona el futur.

Pot dificultar nous creixements, generar sobrecàrrega, limitar el desenvolupament del talent intern o fer més difícil afrontar canvis.

Per això, revisar l’organització no és només una qüestió d’eficiència.

És també una decisió estratègica.

Una empresa preparada per créixer necessita que el negoci i l’organització evolucioninal mateix ritme.

Què ens emportem d’aquest tipus de projectes?

Hi ha moments en què una empresa no necessita més idees.

Necessita ordre.

Clarificar qui fa què.

Definir qui decideix.

Revisar com es coordinen les persones.

Donar més autonomia.

I ajudar la direcció a sortir progressivament de qüestions que ja no haurien de dependred’ella.

La gerència part-time permet acompanyar aquesta transformació combinant una mirada externa amb una implicació real en el funcionament de l’organització.

Perquè créixer no és només facturar més o incorporar més persones.

També significa construir una organització capaç de sostenir aquest creixement.