Com fer que un pla estratègic deixi de ser només un document
El moment més delicat d’un pla estratègic no sempre és quan es defineix.
Moltes vegades arriba després.
Quan toca explicar-lo.
Quan les persones que l’hauran de fer possible l’han d’entendre, qüestionar, completar i convertir en accions.
Perquè una estratègia pot estar perfectament redactada i, alhora, no arribar mai a formar part de la realitat de l’organització.
Aquest era el repte d’una sessió de treball que Thinquery va preparar al voltant del Pla Estratègic 2024-2028 d’una organització editorial vinculada a l’àmbit de la teologia, amb una estructura basada en gran part en la participació de professionals i persones voluntàries.
La sessió reunia unes 60 persones durant tres hores.
L’objectiu no era simplement presentar-los el pla.
Era aconseguir que hi treballessin.
Presentar no és implicar
Quan una organització ha dedicat temps a construir una estratègia, és comprensible que vulgui explicar-la.
Però una presentació tradicional té una limitació important.
Una persona parla.
Les altres escolten.
Pot haver-hi preguntes al final, però difícilment es genera apropiació.
Si volem que les persones facin seva una estratègia, necessitem una altra mena de procés.
Cal crear espais perquè puguin contrastar-la amb la seva experiència, aportar coneixement, detectar dificultats i plantejar noves possibilitats.
Per això, la sessió es va dissenyar com una dinàmica de treball participativa, no comuna conferència.
Quatre preguntes per mirar el futur
El pla es va treballar a partir de quatre grans eixos:
Continguts: quins continguts cal continuar desenvolupant? Quins poden evolucionar? Quines noves necessitats estan apareixent?
Públics i abast: a qui estem arribant i a qui podríem arribar? Com podem ampliar l’impacte de l’organització?
Nous canals: quins formats i canals poden ajudar a connectar els continguts amb nous públics?
Sostenibilitat: com podem assegurar la sostenibilitat econòmica, humana i ecològica del projecte?
Aquesta última mirada era especialment important.
La sostenibilitat d’una organització no és únicament financera.
També depèn de les persones que la fan possible, de la capacitat de renovació i delsrecursos disponibles per mantenir el projecte en el temps.
Fer circular les persones també fa circular les idees
Per treballar aquests quatre àmbits, els participants es van distribuir en diferents grups.
Cada grup començava aprofundint en un dels eixos.
Però no s’hi quedava.
Durant la sessió es van plantejar rotacions entre els diferents àmbits de treball, de manera que les idees generades per un equip poguessin ser revisades, ampliades o qüestionades per la resta.
Aquest tipus de dinàmica té un avantatge important.
Evita que cada grup construeixi la seva proposta de manera aïllada.
Una idea passa per diferents mirades.
Algú hi afegeix una possibilitat.
Una altra persona hi detecta una dificultat.
Un tercer participant la connecta amb una experiència que ja existeix.
D’aquesta manera, la proposta final deixa de pertànyer únicament al grup que l’hainiciat.
Es converteix progressivament en una construcció compartida.
Tornar al punt de partida amb una mirada diferent
Després de les rotacions, cada grup tornava al seu eix inicial.
Però ja no trobava només les seves pròpies idees.
Hi trobava les aportacions de la resta de participants.
A partir d’aquí calia ordenar, prioritzar i sintetitzar.
Aquest moment és fonamental en qualsevol procés participatiu.
Generar moltes idees és relativament fàcil.
El valor apareix quan cal decidir:
- Quines són realment rellevants?
- Quines poden tenir més impacte?
- Quines hauríem d’explorar primer?
La sessió finalitzava compartint les principals conclusions construïdes al voltant delsquatre eixos.
El valor està tant en el resultat com en el procés
Una dinàmica com aquesta permet obtenir propostes i validar línies de treball.
Però hi ha un resultat menys visible que també és important.
Les persones participants han tingut l’oportunitat de pensar l’estratègia.
No només de rebre-la.
Han pogut veure què preocupa altres persones, entendre diferents punts de vista i contribuir a construir possibles respostes.
I això canvia la relació amb el pla.
Deixa de ser exclusivament “el document que algú ha elaborat”.
Comença a convertir-se en un projecte col·lectiu.
Què ens emportem d’aquest projecte?
A Thinquery, quan dissenyem una sessió de treball, la primera pregunta no és quina dinàmica podem fer.
És: què necessitem que hagi passat quan la sessió acabi?
A partir d’aquí es construeix tot el procés.
Les preguntes.
Els grups.
Els temps.
Les rotacions.
Els materials.
La manera de prioritzar.
I la forma de compartir els resultats.
Perquè facilitar no consisteix a fer que una reunió sigui més entretinguda.
Consisteix a crear una estructura que permeti que 60 persones puguin pensar juntes i arribar més lluny del que arribarien individualment.